Bezczynność organu i przewlekłość postępowania — jak zmusić urząd do działania?

Czym jest bezczynność organu i przewlekłość postępowania?

Gdy składasz wniosek do urzędu, masz prawo oczekiwać, że sprawa zostanie załatwiona w rozsądnym czasie. Niestety w praktyce administracyjnej często dochodzi do sytuacji, w której organ zwleka z wydaniem decyzji przez wiele miesięcy. Prawo polskie przewiduje wówczas konkretne narzędzia, które pozwalają zmusić urząd do działania.

Trzeba odróżnić dwa pojęcia. Bezczynność organu to sytuacja, w której urząd w ogóle nie załatwił sprawy w terminie określonym w przepisach. Przewlekłość postępowania oznacza natomiast, że postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy — organ formalnie podejmuje jakieś czynności, ale robi to opieszale i bez potrzeby przeciąga sprawę.

Oba te pojęcia wynikają wprost z art. 37 § 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo od niego zależy, jaki zarzut postawisz urzędowi.

Terminy załatwiania spraw — co mówi art. 35 k.p.a.?

Punktem wyjścia jest art. 35 k.p.a., który wyznacza ustawowe terminy. Zgodnie z tym przepisem organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki (art. 35 § 1 k.p.a.).

Kluczowe są jednak terminy maksymalne z art. 35 § 3 k.p.a.: załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej — nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym — w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Sprawy, które można rozpatrzyć w oparciu o dowody przedstawione przez stronę lub fakty znane organowi, powinny być załatwiane niezwłocznie (art. 35 § 2 k.p.a.). Warto pamiętać, że do biegu tych terminów nie wlicza się m.in. okresów zawieszenia postępowania oraz opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 35 § 5 k.p.a.).

Obowiązek zawiadomienia o zwłoce — art. 36 k.p.a.

Jeśli urząd nie zdąży w terminie, nie może po prostu milczeć. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a., o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie także wtedy, gdy zwłoka wynika z przyczyn od niego niezależnych (art. 36 § 2 k.p.a.).

Ponaglenie — pierwszy krok, gdy urząd zwleka

Podstawowym środkiem obrony jest ponaglenie. To pismo, w którym zarzucasz organowi bezczynność lub przewlekłość. Zgodnie z art. 37 § 1 k.p.a. stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli:

• nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność);
• postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).

Ponaglenie musi zawierać uzasadnienie (art. 37 § 2 k.p.a.). Wnosi się je do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie, a gdy nie ma organu wyższego stopnia — do organu prowadzącego postępowanie (art. 37 § 3 k.p.a.).

Co dzieje się po wniesieniu ponaglenia?

Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek przekazać ponaglenie organowi wyższego stopnia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania, wraz z niezbędnymi odpisami akt sprawy i ustosunkowaniem się do zarzutów (art. 37 § 4 k.p.a.). Organ wyższego stopnia rozpatruje ponaglenie również w terminie siedmiu dni (art. 37 § 5 k.p.a.).

W wydanym postanowieniu organ wskazuje, czy doszło do bezczynności lub przewlekłości oraz czy miało to miejsce z rażącym naruszeniem prawa. W razie stwierdzenia uchybienia zobowiązuje organ do załatwienia sprawy, wyznaczając termin, oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych (art. 37 § 6 k.p.a.).

Warto dodać, że pracownik organu, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził postępowanie zbyt długo, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej (art. 38 k.p.a.).

Skarga na bezczynność do WSA — gdy ponaglenie nie pomogło

Jeżeli mimo ponaglenia urząd nadal nie działa, kolejnym krokiem jest skarga na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Dopuszczalność takiej skargi wynika z art. 3 § 2 pkt 8 Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. — Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej: p.p.s.a.). Przepis ten obejmuje kontrolą sądów administracyjnych bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach dotyczących m.in. decyzji administracyjnych.

Zasadą jest, że skargę na bezczynność można wnieść dopiero po wyczerpaniu ponaglenia — dlatego tak istotne jest, aby ten wcześniejszy krok został prawidłowo wykonany. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego bezczynność jest przedmiotem skargi.

Co może orzec sąd — art. 149 p.p.s.a.

Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a., sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania:

• zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności;
• zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa;
• stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania.

Sąd jednocześnie stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłość miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.). Co istotne dla strony — sąd może ponadto z urzędu albo na wniosek wymierzyć organowi grzywnę lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną (art. 149 § 2 p.p.s.a.). To realna sankcja finansowa, która dyscyplinuje opieszałe urzędy.

Kiedy warto skonsultować się z adwokatem?

Postępowanie w sprawie bezczynności bywa mylące — łatwo pomylić bezczynność z przewlekłością, źle zaadresować ponaglenie albo przedwcześnie złożyć skargę do sądu. Prawidłowe sformułowanie zarzutów i uzasadnienia często decyduje o skuteczności całego działania. Jeśli Twoja sprawa ciągnie się miesiącami, warto skonsultować ją z adwokatem prowadzącym sprawy administracyjne, który oceni, który środek zastosować i jak go poprawnie przygotować.

W sprawach, które trafiają na etap sądowy, pomoc pełnomocnika jest szczególnie wartościowa — profesjonalne przygotowanie skargi do WSA zwiększa szansę na sprawne rozstrzygnięcie.

Podsumowanie

• Urząd musi załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego — w ciągu miesiąca lub dwóch miesięcy (art. 35 k.p.a.).
• Gdy nie dotrzyma terminu, ma obowiązek zawiadomić stronę i pouczyć o prawie do ponaglenia (art. 36 k.p.a.).
• Ponaglenie to pierwszy środek obrony przed bezczynnością i przewlekłością (art. 37 k.p.a.).
• Po wyczerpaniu ponaglenia przysługuje skarga na bezczynność do WSA (art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a.), a sąd może nawet ukarać organ grzywną (art. 149 p.p.s.a.).

Jeśli potrzebujesz indywidualnej porady w sprawie opieszałości urzędu, zachęcamy do kontaktu z kancelarią i umówienia konsultacji z adwokatem.

Ciekawostka prawnicza

Instytucja ponaglenia w obecnym kształcie została wprowadzona do Kodeksu postępowania administracyjnego dopiero nowelizacją z 2017 r. Wcześniej stronie przysługiwało tzw. zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie. Ustawodawca uprościł wtedy procedurę i połączył dwie odrębne dotąd sytuacje — bezczynność oraz przewlekłość — w jeden środek prawny. Co ciekawe, prawo do rozpoznania sprawy w rozsądnym terminie ma również oparcie w art. 6 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, a Europejski Trybunał Praw Człowieka wielokrotnie orzekał odszkodowania za nadmierną przewlekłość postępowań w państwach członkowskich.